従業員を雇用している中でこのようなお悩みはないでしょうか。  

アスナレッジではこのような人材の教育、定着に関する課題に対し、業務マニュアルを活用した課題解決の提案を行っております。

「マニュアル」と聞くとマニュアル通りに実際はいかない、マニュアル人間などネガティブな印象を持つ方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、マニュアルは会社のルールです。交通ルールと同じでルールがないと事故を起こしたり、ミスが発生したりとより問題を複雑化させます。

・営業マニュアル

・製造マニュアル

・接客マニュアル

・経理マニュアル

・新入社員マニュアル

など、世の中には様々なマニュアルがありますが、まずはパートやアルバイト、新たに雇用した方向けのマニュアルを作成してみてはいかがでしょうか。

マニュアルの内製化支援とは？

マニュアルの内製化支援とは、事業者様の社内でマニュアルを整備、内製化できるように研修を通し支援を行うことです。

複数の部署でマニュアルを作成するなど、作成するマニュアルが多く、人的リソースもある場合は、内製化した方がメリットは大きいと思われます。一方で、複数の人が関わるため、品質にバラつきがでる恐れがあります。その際は是非当社のマニュアルの内製化支援をご活用ください。

マニュアルの準備段階から作成、運営まで含めた研修を行わせて頂きます。また、単発での研修、セミナーも承っております。

内製化支援のプログラム内容

以下は支援のプログラム内容の例となります。概ね6ヵ月のサービスとなりますが、お客様に応じて柔軟に対応いたします。

マニュアル作成に向けた事前準備

マニュアル作成は事前の準備が非常に重要です。どのようなマニュアルを作成するか、作成したマニュアルをどのように活用するかといったマニュアル導入の体制・構想づくりが必要となります。

マニュアル作成の推進メンバーの選定

マニュアルを作成・維持するためのチームを結成します。このメンバーはマニュアルの品質と適切な更新をするための重要な役割を担います。

推進メンバーへの教育

推進メンバーに必要なスキルや知識を提供し、マニュアルの作成や編集方法についてトレーニングを行います。

全体の構想づくり

マニュアルの最終目的や、目標を明確に定義します。マニュアルが何を達成すべきかを把握し、計画を立てます。

フォーマットなどの検討

マニュアルのレイアウト、使用するテンプレート等を検討し、一貫性を保ちつつ読みやすいものにします。

動画マニュアル活用

状況に応じて、文書だけでなく、動画マニュアルも活用します。特に複雑な手順や操作を説明するのに役立ちます。 ※作成を依頼される場合は別途費用が発生致します。

マニュアルの作成

実際のマニュアル作成に入りますが、いきなり作成しはじめても、誰が読んでも意味を理解し、間違えない良いマニュアルになりません。テーマの設定や対象者、粒度などをきちんと設定することが重要です。作成段階においては以下のようなことが挙げられます。

テーマの選定

マニュアルのテーマを明確に設定し、何について説明するかを決定します。テーマの選定は全体の方向性を決める基本です。

業務フローの整理

業務の整理マニュアルでカバーすべき業務やプロセスを整理し、それらを明確に定義します。業務フローを理解することが重要です。

大中小の項目整理

マニュアル内の情報を階層的に整理します。大項目から中項目、小項目へと構造を整え、情報の階層性を明確にします。

各作成者のスキル標準化

マニュアルを作成するチームメンバーに、統一されたスタイルと品質基準を提供し、一貫性を保ちます。

フォーマットへの記載

決定したフォーマットに正しく記載することにより、一貫性を確保し、スタッフが情報を迅速に見つけられるようにします。

改定方法のルール決め

マニュアルの更新や改訂方法について明確なルールを策定し、時折必要な変更を効果的に実行できるようにします。

マニュアルの運用・教育体制の整備

運用方法としては、マニュアルに記載されていることがきちんと習得できているかの教育プログラムを決める必要があります。このような体制が構築できるようになると会社全体としてPDCAが回せる組織になると考えられます。また、1度作成して終わりではなく、定期的に見直し、改定をしていくことでよりいいマニュアルとなります。

習得の確認

マニュアルの内容を理解できるよう、教育プログラムを導入してスタッフの習得を確実にします。

PDCAサイクルの導入

マニュアルの運用を通じて、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを確立し、継続的な改善と適応を促進します。

定期的な見直しと改定

マニュアルは固定されたものではなく、定期的な更新と改訂を行い、より効果的で適切な情報提供を維持します。