今すぐできる業務改善！　今すぐ生産性向上ができる業務改善「5S活動」とは？

5S活動は、職場環境の整備を通じて業務効率を高めるための基本的な手法です。これは、整理、整頓、清掃、清潔、躾（しつけ）の5つの要素から成り立ち、それぞれが相互に作用しながら職場全体の生産性を向上させるために重要な役割を果たします。

5S活動を理解し、日常業務に取り入れることで、作業効率が上がり無駄が減るだけでなく、社員の意識が向上し、より良い職場環境が形成されていきます。本記事では、初心者でも分かりやすいように、具体的な実例を交えながら5S活動の基本からその実践方法まで丁寧に解説します。

5S活動とは？業務改善の基本概念

5Sの意味と目的

5Sは、日本の生産現場で生まれた概念で、効率的で安全な職場を実現するための基礎として知られています。5Sの名前は以下の5つの「S」の頭文字から成り立っています：

• 整理 – 不要なものを取り除き、必要なものだけを職場に残すこと
• 整頓 – 必要なものをいつでもすぐに取り出せる位置に配置し、作業効率を高めること
• 清掃 – 日常的な清掃を通じて、職場の美観と安全を保つこと
• 清潔 – 整理・整頓・清掃を維持し、清潔な状態を保つこと
• 躾 – 決められたルールや手順を守るために、規律を身につけること

これら5Sの目的は、単に見た目をきれいにするだけでなく、効率的で安全な職場環境を整えることです。職場環境が整うことで、従業員が無駄なく働けるようになり、生産性の向上やエラーの削減にもつながります。

5S活動の重要性

5S活動は、職場全体の秩序を保つための基盤です。秩序が保たれることで、安全性や品質の向上が期待できるだけでなく、従業員のモチベーション向上やチームワークの強化にもつながります。特に製造業や建設業といった現場では、5Sが徹底されていることで不良品の削減や作業事故の防止に寄与します。

例えば、整理が行き届いた職場では、不要な物がないため、必要な物にすぐアクセスでき、効率的な作業が可能です。逆に整理が不十分な職場では、探し物に時間がかかり、無駄な移動や作業遅延が発生しがちです。

5S活動が業務効率化に与える影響

5S活動が進んでいる職場では、従業員が必要なものをすぐに見つけられるため、作業効率が飛躍的に向上します。また、整理整頓が徹底されていると、作業の無駄や時間のロスが少なくなり、全体の業務がスムーズに進みます。

例えば、頻繁に使用するツールや備品がいつも同じ場所に整然と配置されていると、従業員はその場所に行くだけで必要なものを手に取れ、スムーズに作業が進められます。また、清掃が行き届いている職場は、常に清潔で快適な環境が維持され、業務の効率化だけでなく安全性の向上にも役立ちます。

5S活動の5つの要素

整理：不要なモノを取り除く

「整理」は、職場にあるすべての物を点検し、必要なものと不要なものを見極めることから始まります。不要なものを取り除くことで、作業スペースが広がり、視覚的にもスッキリとした職場になります。

例えば、古い書類や使わない道具を整理することで、実際に必要な物が目に留まりやすくなり、探す手間が大幅に減ります。このプロセスにより、職場内の無駄を徹底的に排除することが可能です。

整頓：モノの配置を最適化する

「整頓」とは、必要な物を使いやすい場所に配置し、すぐに取り出せるようにすることです。例えば、毎日使用する工具を作業エリアの近くに配置することで、効率的に作業を進めることができます。

整頓が行き届いた職場では、どこに何があるかがすぐに分かるため、探し物にかかる時間が大幅に削減され、業務全体のスピードが向上します。これにより、従業員が安心して効率よく作業を行える環境が整います。

清掃：職場の清潔を保つ

「清掃」は、ただ掃除をするだけでなく、職場全体をきれいに保ち、快適な作業環境を維持することを目的としています。汚れやゴミがない清潔な職場では、作業がスムーズに進みやすく、安全性も高まります。

例えば、作業場の床や設備の汚れを毎日清掃することで、故障や事故の原因を未然に防ぎ、長期的な視点で見ても設備の寿命が延びることが期待できます。また、清潔で整然とした職場は、従業員の気持ちも前向きにし、職場全体のモチベーション向上にもつながります。

5S活動の進め方

5S活動導入のステップ

5S活動を職場に導入するには、まず全員にその目的や意義を理解してもらうことが重要です。次に、整理・整頓・清掃の3つの要素から着手し、少しずつ職場環境を整えていきます。

具体的なステップとしては、まず「整理」を行い、不要な物を取り除くことから始めます。その後、必要な物を「整頓」し、使いやすい配置にする。最後に「清掃」を徹底し、職場の清潔を保つ流れです。

5S活動の役割分担と責任者

5S活動の進行には、明確な役割分担と責任者の配置が重要です。たとえば、各担当者に整理・整頓・清掃の役割を割り当てることで、それぞれが自分の責任範囲を持ち、進捗状況を管理しやすくなります。

責任者を配置することで、各チームメンバーが自発的に取り組む姿勢が生まれ、5S活動が円滑に進むようになります。また、活動の進行を確認し、改善点を共有することで、チーム全体が一丸となって取り組むことができるようになります。

5S活動に必要なツールとリソース

5S活動を効果的に進めるためには、チェックリストやラベルといったツールが非常に役立ちます。これにより、活動の進行状況を一目で確認でき、改善が必要な箇所が明確になります。

チェックリストは、5Sの各ステップが適切に進んでいるかを評価するために活用されます。また、ラベルは整頓の際に使用し、各アイテムがどこにあるべきかを視覚的に表示することで、物の定位置を維持しやすくなります。

5S活動の実践事例

製造業における5S活動の成功事例

ある製造現場では、5S活動を徹底することで作業時間を短縮することに成功しました。この事例では、まず「整理」を徹底し、作業エリアから不要な工具や書類、部品を一掃しました。その後、「整頓」により、必要な物品の配置を最適化し、すべての道具に定位置を設定しました。

結果として、従業員は必要な工具や部品をすぐに見つけられるようになり、無駄な移動や作業の中断が減少。工程ごとに必要な物が揃うことで、作業効率が大幅に改善されました。また、定期的な「清掃」と「清潔」の取り組みによって、職場全体が常にきれいな状態を保ち、従業員の意識も向上。これにより、業務全体の流れがスムーズになり、最終的には生産性が劇的に向上しました。

オフィス環境での5S活動の実践

オフィス環境でも5S活動は有効です。ある企業では、オフィス内の書類やデジタルファイルの整理を通じて、情報をすぐに取り出せる環境を整えました。まず、書類やファイルを「整理」し、不要な書類を廃棄、頻繁に使用するものは指定の場所に配置しました。

また、「整頓」により、書類棚やデスクの配置を見直し、各種ファイルにラベルを貼って簡単にアクセスできるようにしました。さらに、デジタルファイルも階層を整理し、従業員全員が簡単に探せるようにフォルダ構造を改善。この取り組みの結果、書類や情報を探す時間が大幅に削減され、業務がスムーズに進むようになりました。オフィスでも5Sの取り組みは業務効率化に大きな効果をもたらします。

5S活動による業務の改善事例

5S活動を通じて、無駄な動作や待機時間が減り、作業の流れがスムーズになったという声が多くあります。ある物流センターでは、5S活動によって荷物の整理整頓が徹底され、従業員は指定の場所からすぐに必要な物を取り出せるようになりました。

結果的に、荷物の取り扱いスピードが向上し、配送の遅れも減少。また、清掃と清潔の取り組みにより、事故のリスクも減り、安全な職場環境が実現されました。5S活動の効果は業務効率化だけでなく、安全面にも良い影響を与えています。

5S活動の効果と成果

売上向上と5S活動の関連性

5S活動を実践することで業務効率が向上し、その結果として売上にも好影響が期待できます。特に生産性が上がることで、短時間で多くの製品やサービスを提供できるようになり、売上向上につながるケースが増えています。

たとえば、製造業では5S活動により無駄な時間やコストを削減することで、より多くの製品を市場に投入でき、売上の拡大につながりました。このように、5S活動はコスト削減だけでなく売上拡大の要因ともなり得る重要な取り組みです。

従業員のモチベーション向上

清潔で整然とした職場環境は、従業員の士気を高め、快適に働ける環境を提供します。特に「清掃」や「清潔」が徹底された職場では、常に気持ちの良い環境が保たれ、従業員のモチベーションが向上する傾向があります。

また、5S活動により、職場が整理整頓されていると、自分の作業環境に対する責任感が芽生え、日々の業務に対する姿勢も向上します。これにより、従業員全体が前向きに業務に取り組むようになり、結果的にチーム全体の生産性が高まります。

5S活動の持続的な効果

5S活動は継続することで、長期的な効果が期待できます。一度整備された職場環境を持続的に維持することで、業務の効率や安全性が高まり、職場全体の意識が変わっていきます。

例えば、毎朝の短い清掃時間を設けて、清潔な職場環境を維持することを習慣化すると、職場の秩序が保たれ、従業員の意識も向上します。このように、5S活動は一時的な効果だけでなく、長期的な改善効果をもたらす取り組みです。

5S活動のデメリットと課題

5S推進における共通の失敗

5S活動を進める際には、しばしば継続が難しいという課題が見られます。最初は意識が高く取り組まれますが、時間が経つとともにモチベーションが低下し、活動が形だけになってしまうことがあります。

これを防ぐためには、定期的なミーティングやチェックリストの活用が有効です。たとえば、毎月1回の進捗確認を行い、活動の成果や問題点を共有することで、チーム全体が5S活動の重要性を再認識し、継続的な実践につなげることができます。

5S活動の課題とその解決策

5S活動が継続できない原因として、指導や確認の不足が挙げられます。特に5Sの意義を理解せずに表面的に実践していると、効果が薄れ、すぐに意識が薄れてしまうことが多いです。

これを防ぐために、5S活動の目的や意義を定期的に周知し、チェックシートなどを用いて進捗状況を評価することで、メンバー全員が自分たちの行動が職場改善にどう影響しているかを実感しやすくなります。

5S活動実施の継続的な難しさ

5S活動を持続するためには、習慣化が重要です。これには、責任者の確認や定期的な見直しが欠かせません。たとえば、週1回の清掃確認や、月1回の職場点検などを行うことで、日常の中で5S活動が習慣として根付くようにします。

5S活動が一度習慣化されれば、その効果は維持されやすくなり、職場全体で効率的かつ清潔な環境が保たれます。

5S活動のための評価方法

5S活動の進捗を測る指標

5S活動の進捗を測るためには、具体的な指標を設けることが大切です。たとえば、チェックリストの完了度合いや、日々の清掃記録を定量的に評価することで、どの程度5Sが定着しているかが分かります。

また、定期的に評価を行い、必要に応じて改善策を取り入れることで、活動の効果を最大限に引き出すことができます。

定期的なチェックシートの活用

定期的にチェックシートを使って進捗を確認することで、活動の維持がしやすくなります。チェックシートは、具体的な行動の確認項目を設定し、進捗状況を把握するのに役立ちます。

これにより、どのステップが未達成か、あるいは改善が必要かが明確になり、活動の効率化が促進されます。

5S活動の成果を評価する基準

成果を評価するための基準として、生産性向上やミスの減少などの具体的な数字を用いると、活動の効果が分かりやすくなります。また、従業員の意識調査や事故発生率の低下なども評価基準として利用することで、5S活動の実質的な効果を可視化できます。

まとめ

5S活動は職場の効率化を促進し、生産性向上や従業員のモチベーション向上に役立ちます。しかし、継続的な実施には課題も多く、定期的な評価や習慣化の取り組みが必要です。業務改善を目指すためにも、まずは簡単な整理・整頓から始め、職場全体で5S活動を習慣化していくことが成功の鍵となります。

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滝田 薫

株式会社アスナレッジ　代表取締役　中小企業診断士

中小企業の経営支援を中心に公的な業務も多く携わっており、特に人材教育、組織開発からの課題解決や職場環境の改善に力を入れている。現在はマニュアル制作サービス『トトノウ』の運営を行っており、マニュアルを通した業務改善に注力。アドバイスだけではなく、現場に入り込んだ支援を行い、経営者のよき理解者として伴走支援を行っている。