業務フロー図は、ビジネスプロセスを視覚的に示す図で、業務の流れを整理し、誰でも理解できる形で表現するための重要なツールです。これにより、チーム全体の理解が深まり、業務の効率化や改善を図ることができます。しかし、正しい作り方や使い方を知らないと、逆に混乱を招くことも。そこで今回は、「業務フロー図の作り方」と題して、初心者でも簡単に理解できるように、業務フロー図の目的や作成手順、活用方法について具体的に解説していきます。

業務フロー図とは？

業務フロー図の目的

業務フロー図の主な目的は、業務の流れを視覚的に整理し、業務プロセスを誰でも理解できる形にすることです。これにより、業務の全体像が把握しやすくなり、無駄な工程を見つけて改善することができます。例えば、製品の出荷プロセスを業務フロー図で示すと、各部門の役割や業務の順序が明確になります。

具体的な例として、ある会社で製品の出荷手続きを行う場合、業務フロー図を用いると「受注→在庫確認→梱包→発送→顧客連絡」といったプロセスを一目で理解できます。このように、フロー図があることで、業務に携わるすべての人が共通の認識を持ち、業務の進行がスムーズになるのです。

業務フローと業務マニュアルの違い

業務フロー図と業務マニュアルは似ていますが、それぞれ役割が異なります。業務フロー図は「流れ」を示す図であり、業務の全体像や各プロセスのつながりを視覚的に表現します。一方で、業務マニュアルは「手順」を詳細に説明する文書で、個々のタスクのやり方を詳しく記載します。

例えば、顧客対応のプロセスを考えると、業務フロー図では「問い合わせ受け付け→担当者への引き継ぎ→回答→フォローアップ」といった流れが示されますが、マニュアルには「問い合わせを受けたら、まず〇〇システムで顧客情報を確認し、適切な担当者に引き継ぐ」といった詳細な手順が書かれます。このように、フロー図は大枠を把握するのに役立ち、マニュアルは具体的な行動指針を提供します。

業務フロー図のメリットとデメリット

業務フロー図のメリット

1. 全体の流れを把握しやすい
   業務フロー図は、業務の全体像を視覚的に示すため、各ステップやプロセスの流れが一目でわかります。このため、業務の無駄や重複している部分を容易に発見でき、改善の余地を明らかにすることができます。例えば、特定の作業が二重に行われている場合、フロー図を見ればすぐに気づくことができ、効率化につながります。
2. 共通認識の形成
   チーム全員が業務フロー図を共有することで、業務の流れに関する共通理解が得られます。これにより、新入社員や他のチームメンバーに対する教育や研修がスムーズに行えるようになります。具体的には、フロー図をもとに業務の流れを説明することで、複雑な手順も明確に伝えることができ、学習効果が向上します。
3. 業務プロセスの改善点の発見
   業務フロー図を作成する過程で、業務プロセスの改善点を見つけやすくなります。フロー図により、各ステップの担当者や所要時間が明示されるため、どの部分が非効率であるかを分析することが可能です。この情報をもとに、具体的な改善策を立てることができ、業務全体の効率化が実現します。

業務フロー図のデメリット

1. 作成に時間がかかる
   業務フロー図を作成するには、業務の詳細な理解と、各ステップを整理するための時間が必要です。特に初めて業務フロー図を作成する場合、情報を集めて整理し、視覚的に表現するまでに多くの時間を要することがあります。この時間コストを考慮する必要があります。
2. 複雑な業務では図が煩雑になる
   複雑な業務を扱う場合、業務フロー図が詳細すぎて煩雑になりやすいというデメリットがあります。多くのステップや分岐があると、図がごちゃごちゃしてしまい、逆に理解を妨げることがあります。例えば、業務が多段階である場合、情報が詰め込まれすぎて、一見しただけではどこが重要かがわからなくなることがあります。
3. 目的に応じた範囲設定が必要
   業務フロー図は、目的に応じて適切な範囲で設定することが重要です。あまりに詳細すぎると、情報が多すぎて混乱を招くことがある一方、あまりにも抽象的だと、業務の具体的な流れが伝わりにくくなります。適切なレベルでの情報提供が求められます。

業務フロー図の作り方

業務フロー図作成の手順

業務フロー図を作成する手順は次の通りです：

1. 業務の目的と範囲を明確にする
   業務フロー図を作成する際には、最初にその目的を明確にし、どの業務プロセスを対象とするのかを定義します。この段階での明確な方向性が、後の作業をスムーズに進める鍵となります。例えば、営業部門の業務フロー図を作成する場合、「受注から請求までの流れを可視化する」という目的を設定します。
2. 主要な業務ステップを洗い出す
   次に、業務の流れを具体的に分け、どのような作業が含まれているのかをリストアップします。この際、関与する部門や担当者を考慮しながら、業務プロセスを細かく分解します。例えば、受注プロセスでは「受注確認」「在庫確認」「出荷手配」「請求書発行」といった主要なステップを挙げることができます。
3. 各ステップのつながりを整理し、図に落とし込む
   洗い出したステップをもとに、フロー図を作成します。各作業がどのように連携しているかを示すために、矢印やラインを用いてつながりを視覚化します。この段階では、フローチャート作成ソフトや手書きでの作成も可能です。例えば、受注から請求までの流れを矢印で繋ぎ、各ステップの関係性を示します。
4. 業務フロー図を見直し、改善点を加える
   出来上がった業務フロー図をチェックし、実際の業務プロセスと照らし合わせて不足や無駄がないかを確認します。このレビューにより、業務の改善点を見つけることができます。例えば、「在庫確認のプロセスが冗長である」という点に気づいた場合、ステップを簡略化する提案をすることができます。

この手順を守ることで、理解しやすく実用的な業務フロー図が作成できます。例えば、営業部門の業務フロー図を作る場合、受注から請求までの一連の流れを視覚化することで、効率化のポイントを見つけやすくなります。

業務フロー図の基本構成

業務フロー図には、基本的に以下の要素が含まれます：

• 1. プロセス（作業）
     業務の具体的なアクションを表します。これは、実際に行われる作業やアクションであり、具体的に何をするのかを示します。
     例:
     • 顧客情報の確認
     • 商品の梱包
     • 請求書の発行
  2. 決定ポイント
     次のアクションを決定するための判断が必要なステップです。これにより、業務の流れが分岐することがあり、どの方向に進むかを決定する重要な要素となります。
     例:
     • 「在庫があるか？」という確認
     • 「顧客が支払いを完了したか？」の確認
  3. 開始点と終了点
     業務の始まりと終わりを示す要素です。これにより、業務フローがどこから始まり、どこで終わるのかが明確になります。
     例:
     • 「受注の開始」
     • 「顧客への発送完了」

  これらの要素を組み合わせることで、業務全体の流れを明確に視覚化することができます。フロー図は、業務の全体像を一目で把握するための強力なツールです。

業務フロー図の書き方のコツ

わかりやすい業務フロー図を書くためのコツは、以下の通りです：

1. シンプルな構成を心がける
   複雑になりすぎないように、主要な流れを重視して描きます。情報を絞り込み、重要なステップだけを表示することで、読み手が理解しやすくなります。全ての詳細を詰め込むのではなく、要点を明確にすることが重要です。
2. 視覚的な区切りを使う
   ステップごとに色や線で区切りを入れることで、視覚的な整理ができます。例えば、異なる業務プロセスを異なる色で示すことで、流れが一目でわかるようになります。これにより、読み手はどの部分がどのプロセスに関連しているかを簡単に把握できます。
3. 決定ポイントを明確にする
   判断が必要な部分は、はっきりと示します。決定ポイントは特に重要な要素であるため、特別な形（例えば、ダイヤモンド形）で表すことが推奨されます。これにより、フロー図を見たときに、どこで判断が必要になるのかが一目でわかります。

具体例

例えば、複数の部門が関与するプロセスでは、部門ごとに色分けをすると誰がどの工程を担当しているかが一目で分かります。以下のように設定できます：

• 営業部門：青
• 生産部門：緑
• 物流部門：オレンジ

このように色分けをすることで、関与する各部門の役割が明確になり、業務の流れをより理解しやすくなります。

業務フロー図を作成するためのツール

エクセルを使った業務フロー図の作成

エクセルは手軽に使える業務フロー図作成ツールです。具体的には、セルを使ってプロセスを整理し、矢印を使ってつなげていきます。例えば、以下のように設定します：

• セルに「開始」「作業」「決定」などを記入
• 「挿入」タブから矢印を選び、各セルをつなげる
• セルの色を変えて、プロセスの種類を区別する

エクセルを使うと、初心者でも直感的に操作でき、手軽に業務フロー図を作成できます。

わかりやすい業務フロー図のポイント

視覚的に理解しやすくする工夫

• 色やアイコンを使って、各ステップの種類を区別する
  フロー図内で異なるステップやプロセスの種類を明確にするために、色やアイコンを活用します。例えば、アクションを青、決定ポイントを赤、情報の提供を緑で示すことで、一目で各ステップの役割が分かるようになります。また、アイコン（例：チェックマーク、警告マークなど）を使うことで、情報の種類を視覚的に強調できます。
• 矢印で流れを明確に示す
  矢印の向きや形を統一し、流れを明確に示すことで視覚的な混乱を避けます。矢印は業務の進行方向を示す重要な要素であるため、常に同じスタイル（色、太さ、形）を使うことが大切です。さらに、矢印を使ってフローの分岐や合流を示すことで、業務の全体像をよりクリアにすることができます。
• 重要なポイントには注釈を入れる
  特に複雑な部分や重要なステップには、簡単な説明や注釈を加えることで理解が進みます。例えば、「在庫確認」のステップに「現在の在庫状況を確認」といった短いメモを追加することで、何をすべきかが明確になります。この工夫により、読み手が図を見たときに即座に情報を理解できるようになります。

5W1Hを踏まえた業務フロー図の作成

業務フロー図を作成する際には、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を意識することが大切です。これにより、各プロセスの目的や役割が明確になります。

• 誰が（担当者）：各ステップに誰が関与しているのかを明示する。
• 何を（製品やアクション）：どのような作業が行われるのかを示す。
• いつ（タイミング）：プロセスの実行タイミングや期日を示す。
• どこで（場所）：業務がどの場所で行われるのかを明示する。
• なぜ（目的）：そのアクションの目的や意義を示す。
• どのように（方法）：業務をどのように進めるのか、具体的な方法を示す。

例: 出荷プロセスを示す場合、次のような情報を組み込むことができます。

• 誰が：物流担当者
• 何を：製品を出荷
• いつ：受注後すぐに
• どこで：倉庫で
• なぜ：顧客満足のため
• どのように：梱包して発送

このように、5W1Hを取り入れることで、フロー図がより具体的で実用的なものとなり、理解しやすくなります。

業務フロー図の整理と改善方法

作成した業務フロー図をそのまま使い続けるのではなく、定期的に見直し、改善することが重要です。以下の方法を活用してフロー図を整理し改善します。

• プロセスの見直し：業務の変化に応じて、プロセスの中で新しい業務が追加された場合や、既存の業務が不要になった場合は、フロー図を更新する必要があります。この定期的な見直しが、フロー図の信頼性を保ちます。
• 従業員からのフィードバックを活用：業務フロー図を実際に使用している従業員からのフィードバックを基に、わかりにくい部分を簡略化したり、具体的な改善を行うことが効果的です。フィードバックを取り入れることで、実際の業務に即した図にブラッシュアップできます。
• 定期的なトレーニングの実施：新しい業務プロセスや改善したフロー図について、定期的にチームメンバーにトレーニングを行うことも重要です。これにより、業務フロー図がチーム全体に浸透し、業務の効率化が促進されます。

業務フロー図を活用した業務改善

業務の流れの見直し

業務フロー図を活用すると、業務の無駄や重複を視覚的に確認できるため、改善点を見つけやすくなります。例えば、手作業で行っていた工程を自動化できる箇所が発見できたり、複数の担当者が同じ作業を繰り返していた部分を効率化したりすることが可能です。

ある物流会社では、業務フロー図を活用して出荷プロセスを見直し、作業時間を20%短縮することに成功しました。これは、図を基にして従業員と一緒にプロセスの無駄を洗い出し、改善策を講じた結果です。

従業員への業務フロー図の共有

業務フロー図は、従業員の教育ツールとしても有効です。新入社員に対して、業務フロー図を用いて説明することで、業務の全体像を短時間で理解させることができます。例えば、新人研修で業務フロー図を使うと、具体的な業務内容や流れを視覚的に伝えることができるため、理解度が向上します。

業務の効率化と生産性向上

業務フロー図を活用することで、業務の見える化が進み、改善点を見つけやすくなるため、生産性の向上に繋がります。例えば、製造業においては、工程ごとの待ち時間や手戻りが発生している箇所を見つけ出し、プロセスの最適化を図ることができます。これにより、無駄な時間を削減し、効率的な業務運営が可能となります。

業務フロー図の定期的な見直しと運用

業務フローマニュアルとしての活用

業務フロー図は、マニュアルとしても活用できます。フロー図を業務マニュアルに組み込むことで、視覚的に理解しやすい手順書を作成できます。例えば、製造業で使用するマニュアルにフロー図を追加すると、工程の流れが明確になり、新人教育の効率が高まります。

業務変更時のフロー図の修正

業務内容が変更された場合は、業務フロー図を速やかに更新することが重要です。これにより、最新の業務プロセスが正確に反映され、混乱を防ぐことができます。例えば、新しいシステムを導入した際には、システムの使用方法をフロー図に追加し、従業員に共有することでスムーズな移行が可能になります。

定期的なヒアリングの重要性

業務フロー図を効果的に運用するためには、従業員からのフィードバックを取り入れることが大切です。定期的にヒアリングを行い、実際の業務とフロー図にズレがないか確認し、必要に応じて図を更新しましょう。これにより、業務フロー図が常に実際の業務を反映したものとなり、現場での活用度が高まります。

業務フロー図を基にした手順書の作成

手順書作成の流れ

業務フロー図を基にした手順書の作成には、まずフロー図をもとに各ステップを詳細に記述していくことが必要です。例えば、フロー図の「受注確認」というステップを「1. 顧客データを確認する」「2. 在庫状況をチェックする」「3. 注文内容をシステムに入力する」といった具体的な手順に分解します。

業務内容の具体化と記載方法

手順書では、業務の具体的な内容を詳細に書きます。例えば、「在庫チェックをする」という内容であれば、「システム画面で『在庫確認』ボタンをクリックし、商品コードを入力して在庫数を確認する」といった具体的な操作方法を記載します。これにより、従業員が迷うことなく業務を遂行できるようになります。

タスクの役割分担と明確化

業務フロー図を用いると、各担当者の役割を明確にすることができます。例えば、営業担当が行う作業と、倉庫スタッフが行う作業を図で区別することで、それぞれが自分の役割を理解しやすくなります。これにより、業務の重複や責任の曖昧さを防ぎ、効率的な業務運営が可能になります。

業務フロー図でのタスク管理

業務タスクの可視化

業務フロー図を使用することで、タスクを可視化し、どの作業が進行中なのかを一目で把握できます。特にプロジェクト管理では、各タスクの進捗状況を確認しやすくなり、チーム全体の業務がスムーズに進行します。

フロー図を用いた担当者の決定

フロー図を基にして、各タスクの担当者を決定することができます。例えば、図に「梱包」「発送」「顧客対応」といった作業を示し、それぞれに担当者名を記載することで、責任の所在を明確にします。これにより、業務の滞りを防ぎ、迅速な対応が可能となります。

プロセスごとのチェックポイント

業務フロー図には、プロセスごとにチェックポイントを設けると、ミスを防ぎやすくなります。例えば、「在庫確認後に再度数量を確認する」といったチェック項目をフロー図に含めることで、ミスを未然に防ぐことができます。

業務フロー図制作における注意点

記号の使い方と意味

業務フロー図では、記号の使い方と意味を統一することが重要です。例えば、四角は作業、菱形は判断を示すといったルールを設けると、図を読み解きやすくなります。これにより、誰が見ても同じ理解を得ることができ、ミスコミュニケーションを防ぎます。

業務内容の漏れを防ぐ方法

業務フロー図を作成する際には、業務の重要な部分を漏れなく反映することが必要です。各ステップの詳細を洗い出し、図に組み込むことで、フロー図が実務に即した内容になります。例えば、倉庫業務であれば「在庫の整理」「商品のピッキング」「出荷準備」といった作業を細かく記載することで、全体の流れを正確に把握できます。

具体的な業務フローを埋める方法

業務フロー図を埋める際には、具体的な業務内容を明確にすることが重要です。例えば、「顧客対応」という項目を図に入れる際には、「問い合わせ受付」「質問内容の確認」「回答作成」という具体的なステップを含めることで、実際の業務に即したフロー図が完成します。これにより、図が抽象的すぎて役に立たないという問題を回避できます。

以上、業務フロー図の作り方から活用方法、具体的な手順やコツについて解説しました。業務フロー図を活用することで、業務の効率化や従業員教育が飛躍的に向上します。ぜひ、業務改善の一環として取り入れてみてください。

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まとめ

業務フロー図は、業務の流れを視覚的に整理し、効率化や改善を目指すための強力なツールです。業務フロー図の目的は、業務全体の可視化と理解促進にあり、これにより無駄な工程を削減し、スムーズな業務運営をサポートします。また、フロー図と業務マニュアルの違いを理解し、適切に使い分けることも重要です。

業務フロー図を作成する際には、目的と範囲の明確化から始め、ステップごとのつながりを整理し、視覚的に分かりやすい図を心がけましょう。また、ツールを活用することで、手軽にフロー図を作成し、業務改善に役立てることができます。例えば、エクセルやオンラインツールを活用することで、作業効率を高めることが可能です。

さらに、業務フロー図を定期的に見直し、最新の業務プロセスを反映することで、現場での実用性を維持できます。業務の変化に合わせて柔軟に更新し、チーム全体で共有することで、業務の効率化と生産性向上に貢献できるでしょう。

最終的には、業務フロー図を基にして詳細な手順書を作成し、業務の標準化と役割分担の明確化を図ることが、業務効率化への近道となります。具体例や手順を参考に、自社の業務フロー図を作成し、実務に活かしていきましょう。

業務フロー図を効果的に活用することで、チーム全体の理解を深め、業務の質を向上させることが可能です。これを機に、ぜひ業務フロー図の導入を検討してみてください。

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滝田 薫

株式会社アスナレッジ　代表取締役　中小企業診断士

中小企業の経営支援を中心に公的な業務も多く携わっており、特に人材教育、組織開発からの課題解決や職場環境の改善に力を入れている。現在はマニュアル制作サービス『トトノウ』の運営を行っており、マニュアルを通した業務改善に注力。アドバイスだけではなく、現場に入り込んだ支援を行い、経営者のよき理解者として伴走支援を行っている。