動画マニュアルの作り方　メリットと活用法について解説

現在、多くの企業が業務効率化や従業員の教育に力を入れています。その中で注目されているのが、動画マニュアル の活用です。従来の紙やPDFのマニュアルは確かに情報を整理して伝える手段として有効ですが、動画には視覚と聴覚を同時に刺激することで、より深い理解と記憶への定着を促す効果があります。さらに、動画ならではの動きや音声を組み合わせることで、初心者から上級者まで幅広いユーザーにとってわかりやすく、学びやすい形式になっています。

この記事では、動画マニュアルの持つメリットやデメリット、具体的な作り方、そして実際の業務や教育現場での活用方法について、具体例を交えながら初心者にも理解しやすい形で解説します。動画マニュアルを取り入れることで、皆さんの業務や教育がどのように変わるかをイメージしやすくなるでしょう。

動画マニュアルのメリット

コスト削減と効率化

1. 繰り返し利用できる利点
   動画マニュアルは、一度作成すれば何度でも利用可能であるため、新入社員が入社するたびに教育担当者がマンツーマンで教える必要がなくなります。これにより、教育コストが大幅に削減されます。例えば、年間数回の新入社員研修を行う企業にとって、動画マニュアルを導入することで、従業員の時間と労力を削減し、他の業務に集中できる環境が整います。
2. 柔軟な学習時間
   従業員は自分の好きなタイミングで動画を視聴できるため、固定された研修時間を設ける必要がなく、学習を効率的に進めることができます。特に忙しい業務の合間や自分のペースで学びたい従業員にとって、動画マニュアルは非常に便利です。この柔軟性により、教育の質が向上し、各自の都合に合わせた学習が可能になります。
3. 視覚的な情報の効果
   動画には視覚的な情報が豊富に含まれるため、学習効率が高まります。映像やアニメーションを使うことで、複雑な手順や概念を短時間で効果的に理解できるため、時間の無駄を減らし、迅速に知識を習得することができます。例えば、製品の組み立てや操作手順を動画で示すことで、実際の作業に役立つ情報を直感的に理解できるようになります。

効果的な教育と研修

1. 実際の動作を交えた説明
   教育や研修の場面では、特に動画マニュアルが力を発揮します。文字だけでは伝わりにくい手順や操作方法を実際の動作を交えて示すことで、従業員の理解度が向上します。例えば、機械の使い方やソフトウェアの操作を動画で示すことで、具体的なイメージを持ちながら学ぶことができ、学習の効率が大きく向上します。
2. 繰り返し視聴のメリット
   動画は何度でも繰り返し視聴できるため、曖昧だった部分を再確認することが可能です。この繰り返しの学習が、知識の定着率を高めます。特に新しい業務を覚える段階の従業員や、複雑な操作手順を理解する必要がある業務では、動画が非常に効果的です。従業員は必要な部分を何度でも見直すことができ、理解が深まります。

視覚的な理解を促進

1. 記憶に残りやすい視覚情報
   動画は視覚的な情報が豊富で、記憶に残りやすい特性を持っています。例えば、製品の組み立て手順や設備の操作方法を実際に見せることで、テキストや静止画だけでは伝わりにくいニュアンスや細かい動きも直感的に理解できるようになります。この視覚的なアプローチは、特に多様な情報を迅速に理解する際に効果的です。
2. 操作イメージの具体化
   実際の操作画面や製品の動作を確認することで、自分が行う際のイメージを明確に持つことができます。これにより、従業員は動画を見た後に自信を持って業務に取り組むことができ、結果的に業務の習得が効率的に進みます。特に新入社員にとって、視覚的な手がかりは非常に重要であり、実践的な学習が促進されます。

動画マニュアルのデメリット

制作コストの考慮

1. 初期投資の必要性
   動画マニュアルの制作には、初期段階での投資が必要です。特に、品質の高い動画を制作する場合には、プロの撮影や編集スキルが求められます。これにより、外部の制作会社に依頼する場合、かなりの費用がかかることがあります。このため、コストを正確に見積もり、予算を確保することが重要です。
2. 社内制作のコストも考慮
   社内で動画を制作する場合でも、撮影機材や編集ソフトの購入が必要です。さらに、制作にかかる時間や人件費も考慮する必要があります。例えば、専用のカメラやマイクを導入したり、編集ソフトのライセンスを購入したりすることで、追加コストが発生します。これらの費用を総合的に見積もることが重要です。

更新の手間

1. 情報の陳腐化
   動画マニュアルの内容が古くなると、情報が正確でなくなるリスクが高まります。業務内容や製品仕様の変更があった場合、その都度撮影や編集をやり直す必要があり、更新にかかる手間やコストを見越す必要があります。特に新製品の導入や業務プロセスの変更が頻繁に発生する業界では、柔軟に対応できる体制が求められます。
2. 更新プロセスの整備
   動画の更新が必要な場合、手間を軽減するためのプロセスを整備することが重要です。例えば、更新が必要な情報を迅速に把握するためのチェックリストや、更新担当者の役割を明確にすることで、スムーズな更新作業が可能になります。定期的なレビューやフィードバックを取り入れ、更新のタイミングを計画的に行うことが求められます。

視聴環境の整備

1. インターネット環境の必要性
   動画を視聴するためには、安定したインターネット環境が不可欠です。特に、動画が重い場合や高画質である場合、通信環境が不安定だと視聴体験が損なわれる可能性があります。従業員が快適に視聴できるよう、インターネット環境の整備が必要です。
2. デバイスの確保
   全従業員が快適に視聴できるデバイスの確保も課題となります。特に、屋外での業務や、ネットワーク環境が整備されていない場所で働く従業員にとっては、視聴が難しいケースも考えられます。このため、従業員がどのデバイスで視聴するのかを事前に確認し、必要に応じてタブレットやノートパソコンの導入を検討する必要があります。

動画マニュアルの具体的な作り方

動画マニュアルの構成

1. 導入
   導入部分では、動画の目的を明確にし、視聴者が何を学ぶのかを伝えます。ここで、動画の内容やゴールを簡潔に説明することで、視聴者は動画を視聴する意義を理解しやすくなります。たとえば、「この動画では、商品の組み立て方法を説明します。最後には、組み立てを行う際の注意点もお伝えします。」といった具体的な内容を示します。
2. 説明
   説明パートでは、実際の操作や手順をわかりやすく段階を追って解説します。この部分は最も重要なセクションで、視聴者が手順を理解しやすいように丁寧に説明することが求められます。必要に応じて、各ステップを分け、視覚的なエレメント（例：テロップや矢印）を用いて、どのように作業を進めるべきかを示します。
3. まとめ
   最後にまとめのセクションで要点を整理し、視聴者が内容を理解したかを確認するようなポイントを追加します。たとえば、重要なポイントを再確認するためのクイズや、次に進むべき手順についての簡単な振り返りを行います。この部分で視聴者に再確認を促すことで、記憶に残りやすくなります。

必要な撮影機材

1. 基本的な機材
   動画マニュアルの撮影には、スマートフォンでも十分ですが、品質を高めるためにはカメラ、三脚、マイクの用意が望ましいです。特に音声が不明瞭だと視聴者の理解に影響を及ぼすため、外部マイクを使用してクリアな音声を収録するのがおすすめです。
2. 三脚の重要性
   安定した映像を撮影するために三脚を使用することが重要です。手持ち撮影だとブレが発生しやすく、視聴者がストレスを感じる原因となります。三脚を使用することで、視聴者が内容に集中できる環境を作ることができます。

ナレーションやテロップの作成

1. 音声ナレーション
   音声によるナレーションは、視覚情報と組み合わせることで視聴者の理解を助けます。説明する際は、言葉を明確にし、ペースを考慮して話すことが重要です。特に重要な部分や専門用語は丁寧に説明することで、視聴者の理解を深めます。
2. テロップの活用
   重要な部分や専門用語にはテロップを追加し、視聴者がポイントを簡単に追えるようにします。テロップは情報を視覚的に補強する効果があり、特に注意が必要な手順や説明を明確にする際に役立ちます。また、視覚的な要素（例：アイコンや矢印）を追加することで、内容の理解をさらに助けることができます。
3. 視覚的要素の追加
   言葉だけでなく、アイコンや矢印などの視覚的要素を利用することで、説明をよりわかりやすくすることができます。これにより、視聴者が情報をより直感的に理解できるようになります。例えば、特定の操作を示す際に、その動作を示すアニメーションを追加することで、より具体的なイメージを提供できます。

動画マニュアルの活用方法

社内教育への導入

動画マニュアルは、特に新入社員や異動したばかりの社員に対する教育ツールとして非常に効果的です。従来の紙マニュアルや口頭説明では伝えにくい、具体的な操作手順や業務の流れ を視覚的に理解できる点が大きなメリットです。例えば、倉庫作業の手順や製品組み立て方法など、実際に目で見て覚える方が理解が深まる業務に最適です。動画であれば、いつでも必要な時に視聴できるため、教育の効率が向上 し、教育担当者の負担も軽減されます。

顧客向けのサポート

製品やサービスの使い方に関する問い合わせが多い場合、動画マニュアルを提供することで顧客が自己解決しやすくなります。例えば、複雑な家電製品の初期設定や、アプリの利用方法を動画で解説することで、顧客が操作方法を直感的に理解でき、サポートコストを削減 する効果が期待できます。さらに、顧客が何度でも動画を見直すことができるため、サポート窓口への問い合わせが減り、スタッフの業務負担も軽くなります。

営業ツールとしての利用

動画マニュアルは、単なる手順解説にとどまらず、営業ツールとしても活用可能です。製品の特徴や利点を視覚的にわかりやすく伝えることで、営業効果が向上 し、顧客の興味や関心を引きやすくなります。例えば、新商品の紹介動画や導入事例を動画マニュアルとして用意し、営業の場で使用すれば、言葉だけでは伝わりにくい製品の強みを効果的にアピールできます。

動画マニュアル制作における注意点

対象ユーザーの明確化

動画マニュアルを作成する際は、視聴者が誰なのかを具体的に想定することが重要です。視聴者の知識レベルや理解度を考慮し、ターゲットに合わせた表現 を使用することで、より効果的な動画が制作できます。例えば、新入社員向けの教育動画であれば、専門用語を控えたり、手順を一つ一つ丁寧に解説するなど、初心者にもわかりやすい内容にすることがポイントです。

スクリプトや台本の作成

動画制作をスムーズに進めるためには、事前に台本やスクリプトを準備 しておくことが不可欠です。スクリプトを用意することで、内容がブレずに視聴者に伝えたいポイントをしっかりと押さえることができ、無駄なシーンを省いた簡潔な動画が完成します。また、台本があることで撮影もスムーズに進み、編集作業が簡略化され、全体の制作時間も短縮できます。

視覚表現の工夫

動画マニュアルの目的は、視聴者にわかりやすく情報を伝えることです。映像を通じて内容を理解してもらうために、視覚的な工夫 が必要です。例えば、実際の操作シーンやデモンストレーションを映像に挿入し、操作手順が一目で理解できるようにすると、視聴者が具体的なイメージを持ちやすくなります。また、矢印やアイコン、テキストなどを活用して重要な部分を強調することで、視聴者の注意を引きつけやすくなります。

動画マニュアル制作に使えるツール

編集ソフトの選定

動画編集は、仕上がりに大きく影響を与える重要なプロセスです。簡単な編集であれば無料のソフトウェアでも可能ですが、より質の高い動画を目指す場合、専用の編集ソフト の使用を検討しましょう。例えば、音声調整やテロップの挿入、エフェクトの追加などを行うことで、視聴者の理解を深める工夫が可能です。

撮影用機材やアプリ

動画をスマートフォンで撮影する場合でも、スタビライザーを使って手ぶれを抑えたり、照明を用いることで映像のクオリティを向上させることができます。スタビライザーや照明 は視聴者にとって快適な映像体験を提供するために欠かせません。より本格的な撮影を行う場合には、カメラやマイクも検討しましょう。

外注サービスの利用

動画制作にかけられる時間や人手が限られている場合、外注サービス の利用を検討するのも一つの方法です。プロの制作会社に依頼することで、短期間で高品質な動画マニュアルを完成させることができ、業務負担を減らすことができます。外注を利用する際には、制作の目的や対象ユーザーに合った構成を伝えることで、完成度の高い動画を手に入れることができます。

動画マニュアルの制作費用

費用対効果の検討

動画マニュアルの導入には初期費用がかかりますが、長期的にみればコストメリットが得られる場合が多いです。初期費用と見合う効果 が得られるかを考慮し、必要な場面での利用を見極めることが重要です。

制作会社への発注相場

動画マニュアルの制作を専門の会社に依頼する場合、事前に発注相場を把握 し、予算を組むことが大切です。制作会社によって価格やサービス内容が異なるため、複数の会社から見積もりを取得し、自社に合った最適な提案を選びましょう。

内部制作 vs 外注

自社で動画マニュアルを制作する場合と、外注する場合のコストやメリットを比較し、最適な方法 を選ぶことが重要です。自社制作はコストを抑えやすいですが、時間や技術の確保が必要です。外注はプロフェッショナルな仕上がりが期待できますが、予算がかかるため、事前に十分な計画を立てましょう。

動画マニュアルと紙マニュアルの比較

メリット・デメリットの整理

動画マニュアルは視覚的に情報を伝えやすく、紙マニュアルはどこでも気軽に参照できるという特徴があります。それぞれの特性を理解し、状況に応じて使い分けることが重要です。使い分けることでより効率的 な情報伝達が可能になります。

流れの効率性

動画マニュアルは手順の流れを一貫して追いやすいですが、紙マニュアルはページを飛ばしながらの確認が簡単です。用途に合わせた活用 を検討しましょう。

保存とアクセスの容易さ

動画はデジタル環境での保存や共有がしやすく、紙マニュアルはデバイス不要で即座に閲覧できる利便性があります。利用シーンに応じた選択 が重要です。

まとめ

動画マニュアルは、視覚的にわかりやすく情報を伝えるため、教育効率を向上させる便利なツールです。しかし、制作にはコストや更新作業が伴うため、導入に際しては事前に計画を立て、どのようなシーンで活用するかを考えることが重要です。動画マニュアルのメリットとデメリットを踏まえたうえで、最適な活用方法を検討し、自社の業務効率化に役立てましょう。

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滝田 薫

株式会社アスナレッジ　代表取締役　中小企業診断士

中小企業の経営支援を中心に公的な業務も多く携わっており、特に人材教育、組織開発からの課題解決や職場環境の改善に力を入れている。現在はマニュアル制作サービス『トトノウ』の運営を行っており、マニュアルを通した業務改善に注力。アドバイスだけではなく、現場に入り込んだ支援を行い、経営者のよき理解者として伴走支援を行っている。