このブログをお読みの方は、おそらくマニュアル作成を自社で行うか、外注するか、さらにはどこの外注業者に依頼するか、費用はどれくらいかかるのか、などでお悩みではないでしょうか？業務マニュアルは、企業の業務を円滑に進めるために欠かせない重要なツールです。しかし、社内での作成には多くの時間と労力がかかり、結果として担当者の負担が大きいことから躊躇している方が多いのではないでしょうか。

そこで、多くの企業が注目しているのが「マニュアル制作サービス」です。マニュアル作成代行の専門業者に任せることで、短期間で高品質なマニュアルを手に入れられるだけでなく、業務効率化やコスト削減といった多くの効果が期待できます。外注業者を選ぶ際には、単に価格だけでなく、納期や実績、対応力、サポート体制など、重要なポイントをしっかりと確認することが必要です。

マニュアル制作サービスでは、業務手順書や操作マニュアル、製品マニュアルなど、さまざまなマニュアルの作成を行います。また、内容の改訂やフォーマット統一、さらには多言語対応まで、企業のニーズに合わせた柔軟なサポートを提供しているため、初めて依頼する企業でも安心して利用できるのが特徴です。特に、専門知識や技術が必要な分野では、専門家の視点を取り入れることで、分かりやすく質の高いマニュアルを作成することが可能です。

本記事では、マニュアル制作サービスを提供している会社の選び方や注意点、そして具体的にどのようなサービスが提供されているのかを徹底解説します。まずは、基本的なサービス内容と依頼する際の流れを説明し、その後、依頼することによって得られるメリットを具体的に紹介していきます。

マニュアル制作サービスとは？依頼できる業務

マニュアル制作サービスとは、企業の業務をサポートするために、業務手順や操作方法を分かりやすく文書化し代行するサービスです。業務マニュアルは、会社の知識やノウハウをまとめたもので、新人社員の育成や業務の標準化に役立ちます。しかし、社内でマニュアルを作成する場合、担当者が他の業務を抱えていることが多く、時間がかかってしまうことがあります。また、文章を作成するスキルや分かりやすく伝える力が必要なため、思うように進まないことも少なくありません。

その点、マニュアル制作サービスを提供している会社は、専門のスタッフが企業の状況をヒアリングし、業務内容を的確にまとめ、誰でも理解できるようなマニュアルを作成します。特に、業務が複雑な場合や、専門用語が多い業務では、第三者の視点を取り入れることで、分かりやすさが格段に向上します。また、外部に依頼することで、社内の負担を減らし、本来の業務に集中することができるため、企業全体の生産性向上にもつながります。

依頼できるサービス内容

マニュアル制作サービスの主なサービス内容は、企業の要望に合わせて様々です。まず、新規でのマニュアル作成が挙げられます。これは、業務手順や操作手順を分かりやすく整理し、初めて業務を行う人でも理解できるように文書化するサービスです。また、既存のマニュアルの内容を最新情報に更新する「改訂・更新」サービスもあります。例えば、業務手順が変更された際や、新しいシステムが導入されたときに、古いマニュアルを最新の状態に合わせて修正することで、常に正確な情報を社員に提供することができます。

さらに、企業全体のマニュアルを統一したフォーマットでまとめ直す「フォーマット統一」も人気のサービスです。これにより、社内でバラバラだったマニュアルを見やすく整理し、社員が情報を探しやすくなります。その他、製品の取扱説明書や研修資料、業務の引き継ぎ資料など、幅広い分野に対応しているため、業務内容に合わせた柔軟な対応が可能です。専門的な知識が必要な分野でも、経験豊富なスタッフが対応してくれるので安心して依頼できます。

依頼できる業務例

・接客マニュアル：接客の基本的なマナーや対応方法をまとめたマニュアルです。顧客に対する丁寧な対応を実現し、信頼関係を築くために役立ちます。

・営業マニュアル：営業活動に必要な知識や手順、話し方のポイントなどをまとめたマニュアルです。営業スタッフが成果を出すためのガイドラインとして活用できます。

・クレーム対応マニュアル：顧客からのクレームに対する適切な対応方法を示したマニュアルです。スムーズな問題解決を促し、顧客満足度を保つために重要です。

・システム運用マニュアル：システムやソフトウェアの使用方法を詳細に説明したマニュアルを作成します。ユーザーがスムーズに操作を習得できるようサポートします。

・電話応対(カスタマーサポート)マニュアル：顧客からの問い合わせに対する対応方法や、サービスの提供手順を文書化します。顧客満足度を高めるための重要なツールです。

この他にも、マニュアル化できる業務はたくさんあります。さまざまな業務をマニュアル化することで、業務の効率化や標準化が進み、組織全体の生産性向上につながります。

マニュアル制作会社を選ぶポイント

外注先の選定基準を設定する

マニュアル作成を外注する際には、まず社内で予算やスケジュールを確認し、選定基準を明確にしましょう。費用や時間に無理のない範囲でプロジェクトを進めるためには、依頼する業者のサービス内容や対応能力をしっかりと比較検討する必要があります。

最低3社以上の候補をリストアップし、各社の見積もりや対応力を比較しましょう。特に重要なのはスケジュール感です。短納期での対応は可能か、またその際のコストが割り増しになるかなど、納期に関わる条件は必ず確認しましょう。急ぎの場合は、割高になる可能性があるため事前の調整が必要です。

また、オンラインミーティングに対応しているかも確認するべきポイントです。遠方の業者であってもオンラインでの打ち合わせが可能であれば、コミュニケーションの負担を減らすことができます。スムーズなやり取りができる業者を選ぶことが、良質なマニュアル作成に繋がります。

総じて、QCD（品質・コスト・納期）のバランスを比較・評価することが外注先選定の重要な基準になります。コストに対して妥当なクオリティか、見合った価値が提供されているか、期日通りに納品されるかをしっかり確認しましょう。

制作会社の実績と専門性の確認

マニュアル制作を依頼する際に重要なのが、信頼できる業者の選定です。信頼性を確認するためには、まず業者の過去の実績や、他の企業からの評価を調べることが重要です。口コミやレビュー、さらに公式サイトに掲載されている事例などを確認し、どのような業種や業務に対応しているのかを把握しておきましょう。

過去の実績の確認では、特に自社と似た業種との取引経験があるかは大きな判断材料となります。たとえば、飲食業や製造業、IT業界、サービス業など、依頼者の業界に適したマニュアル作成のノウハウがある業者であれば、業務内容や業界特有の課題に対して理解があるため、スムーズな進行が期待できます。

また、取引先企業の規模感もチェックしましょう。大企業向けのマニュアルを手掛けている業者の場合は、質の高い仕上がりが期待できる一方、費用が高くなることも多く、中小企業向けのニッチな要望に、柔軟に対応できない場合もあります。実績を確認する際には、事例やお客様の声を見て、信頼性を確かめることが必要です。

修正などの運用更新の対応・アフターフォローについて

マニュアルは作成して終わりではありません。実際の業務では、事業環境や仕事内容の変化が常に起こりうる可能性があり、作成されたマニュアルが実際の業務に沿っていない場合や運用中に改善が必要な箇所が出てくることは珍しくありません。そのため、マニュアルの運用には定期的な更新作業が必要となります。マニュアル制作サービスを依頼する際には、修正・リライト対応とアフターフォローの体制も事前に確認しておくことが重要です。そのため、依頼先がどのような修正・リライト対応を提供しているのかを確認しましょう。

また、アフターフォローが充実している業者であれば、長期的な視点での品質向上と業務効率化が期待できます。例えば、使用後に生じた疑問点への回答や、更新が必要なときにスムーズに対応してもらえる体制が整っている業者を選ぶと良いでしょう。追加費用が発生するケースもあるため、契約前に詳細を確認しておくことが大切です。修正・リライト対応やアフターフォローがしっかりした業者であれば、作成後も安心してマニュアルを使い続けることができ、実務に即したマニュアル運用が可能になります。

教育研修・コンサルティングのオプションサービス

マニュアル制作会社を選ぶ際に見落としがちなポイントとして、オプションサービスとして提供される教育研修やコンサルティングがあります。単にマニュアルを納品するだけでなく、その活用をサポートする付加サービスがある業者を選ぶことで、業務改善の効果をさらに高めることができます。

教育研修サービスは、作成されたマニュアルの使い方や運用方法を従業員に指導するプログラムを提供するものです。特に新しい業務フローや操作手順を導入する際には、従業員がマニュアルを正しく理解し、実際の業務で活用できるようにするための研修が重要です。このような研修を提供する制作会社であれば、マニュアルが現場で効果的に運用される可能性が高まります。オンラインや現地での研修など、柔軟な形式を選べる場合も多く、事業規模やニーズに合わせたサポートを受けることができます。

また、コンサルティングサービスを提供する制作会社は、単にマニュアルを作成するだけでなく、業務プロセスの改善提案や課題解決に向けたアドバイスを行う点が特長です。業務のボトルネックを解消するためのフロー設計や、マニュアル導入後の成果を最大化するための戦略立案を支援してくれるため、長期的な業務改善効果を期待できます。こうしたコンサルティングを含むサービスは、特に業務の複雑化や効率化が求められる企業にとって有用です。

教育研修やコンサルティングの提供があるかどうかを確認することで、単なるマニュアル制作の枠を超えた包括的なサポートを受けることが可能になります。こうした付加価値がある業者を選ぶことで、従業員が主体的に動ける仕組みづくりが実現し、組織全体のパフォーマンス向上につながるでしょう。選定の際には、これらのオプションサービスが契約に含まれるか、または別料金で提供されるかを事前に確認することをおすすめします。

見積もりの透明性

見落としがちな要素として、見積もりの透明性があります。予算に対して現実的な見積もりが提示されているかを確認し、適切なコストでマニュアル作成をできるのか見極めましょう。見積もり内容が明確で、どの項目にどの程度の費用がかかるのかを詳細に説明してもらえる業者を選ぶことがポイントです。

具体的には、見積もりに含まれる項目がわかりやすく説明されているかを確認します。たとえば、初期調査費用、執筆費用、デザインや編集作業の費用、修正回数やアフターサポートに関する費用などが、明確に分けられているかが重要です。どの工程にどの程度のコストがかかるのかを理解できると、後から追加費用が発生するリスクを減らすことができます。

コミュニケーションの取り方

外注先とのスムーズな連携を図るためには、コミュニケーションの方法を事前にしっかり決めておくことが重要です。例えば、打ち合わせ頻度や連絡方法を明確にすることで、認識の違いを防ぐことが可能です。契約後においては、特に外注先との定期的な打ち合わせや、進捗の共有はプロジェクトの成功に不可欠です。お互いの認識を確認し合い、要望に応じた修正を適時行うことで、より良い成果物を得ることができます。

コミュニケーションの取り方として、SNSのメッセージ機能など、希望する連絡手段を柔軟に取り入れてくれる業者であれば、より親身に対応してくれていると感じるでしょう。頻繁に打ち合わせが必要な場合は、スムーズに使える連絡ツールかどうかでストレスの差が歴然となります。自分たちが使い慣れていないツールを一方的に押し付けてくる業者には注意が必要です。お互いに理解しやすい連絡手段を利用し、双方がストレスなくやり取りできる環境を整えることが大切です。

また、通常のヒアリングと作成の他、契約後のキックオフミーティングや中間報告会、納品時の完了報告会などのコミュニケーションの取り方も挙げられます。ヒアリングは現場担当者と行うことが多いため、タイミングを見て経営層への報告を行うなど進捗を共有できるとスムーズにプロジェクトを進めることができるようになります。

マニュアル制作会社に依頼する費用は？

費用の算出基準

ページ数やボリュームが多いほど、費用が高くなる傾向があります。依頼する際には、どんな料金体系が適用されるのかを事前に確認することが重要です。これにより、予算の計画を立てやすくなり、思いもしない追加費用を防ぐことができます。1ページあたりの単価設定なのか、定額制なのかをきちんと確認しましょう。

また、 特定の業界に特化したマニュアル作成には、専門知識が求められ、その分費用が割高になることがあります。医療業界や法律関連のマニュアルは、専門的な用語や規制に対する理解が必要であり、その分コストがかかる場合があります。このような業界においては、専門家による監修が必要なことも多く、結果、高額になる傾向があります。

その他、オリジナルデザインのマニュアルや、要件に応じたカスタマイズなども、追加費用が発生する場合があります。企業ガイドラインに沿ったデザインや、特定のフォーマットやテンプレートでの納品が求められる場合、通常の料金に加えてデザイン費用が発生することがあります。

一般的な相場とは

マニュアル制作会社への依頼にかかる一般的な費用相場は、依頼する業者や内容によって大きく異なります。一般的に、数万円から数百万円程度と幅があります。簡易的なマニュアルであれば５万円前後から依頼可能ですが、専門的な内容や大規模なプロジェクトになると、100万円以上になることもあります。

また、マニュアルの形式やメディアの種類によっても費用が変動します。たとえば、印刷物として納品する場合やオンラインで閲覧できるマニュアルを作成する場合は、それぞれ異なるコストがかかります。特に、デジタル化が進む中で、動画や音声を取り入れたマニュアルは、さらに高額になることが一般的です。

費用対効果について

マニュアル制作の料金は、業者やプロジェクトの規模によって大きく異なります。まずは、一般的な相場を把握し、自社の予算と照らし合わせることが大切です。料金が低すぎる業者には、クオリティや納期に不安が残る場合もあるため、費用対効果を考慮し、適切な価格設定を行うことが必要です。

外注する際の費用対効果を評価するためには、業務効率化や業務全体のパフォーマンス向上など、得られる成果とコストのバランスを見極める必要があります。売上などのように数値で評価することは難しいですが、現場できちんと活用できているのであれば効果はあったと判断できると思います。

また、費用対効果に関しては、マニュアルを作成する目的によって異なると思います。経営に大きな影響を与えるものであれば、ある程度高額であったとしても、結果として従業員の教育期間が短縮した、教育コストが削減できた、定着率の向上につながった、などの効果が実感できれば効果があったと判断できると思います。

コスト削減のための工夫

コストを削減するためには、事前に準備を行い、外注する部分を明確に分けることがポイントです。また、必要な情報や素材を予め提供することで、業者が効率的に作業でき、コスト削減につながります。

また、どのようなツールを使って作成していくかもコスト削減には重要な要素となります。一般的に使用している方が多いwordやexcelを活用してマニュアルを作成していく場合、自社でもある程度、作成を進めることが可能となるため効率的に作業を進めることができます。

マニュアル制作を外注できる会社

業務効率化や品質向上を目指す上で、マニュアル作成を外注することは非常に有効な手段です。しかし、外注先の選択肢によって得られる成果やコストが異なるため、自社の状況に応じた最適な選択が重要です。ここでは、代表的なマニュアル作成代行会社、フリーランス、クラウドソーシングサービスの3つの外注先について、それぞれの特徴やメリット・デメリットを詳しく解説します。

1. マニュアル作成代行会社

マニュアル作成代行会社は、専門的な知識と豊富な経験を持つプロフェッショナルチームがマニュアルの作成を一貫して担当するサービスです。このような会社では、業務内容のヒアリングから納品まで高い品質が保証されるため、大規模なプロジェクトや専門性の高い内容を求められるケースで特に頼りになります。また、更新サポートやトレーニングなどの付加サービスを提供している場合もあり、作成後の活用面でも安心感があります。ただし、他の選択肢と比較してコストが高くなりやすいことや、修正作業に時間がかかる可能性がある点には注意が必要です。法令遵守が求められるマニュアルや、企業全体で統一されたオペレーションマニュアルが必要な場合に最適な選択肢といえます。

2. フリーランス

フリーランスは個人で活動しているため、依頼者と直接やり取りをしながら柔軟な対応が可能です。コスト面でも比較的抑えられることが多く、小規模なプロジェクトや特定の業務に特化したマニュアル作成に向いています。特に、特定分野での専門性を持つフリーランスに依頼することで、質の高い成果物を期待できる点が魅力です。一方で、品質が依頼する人のスキルや経験に大きく依存するため、仕上がりにばらつきが出るリスクがあります。また、規模の大きいプロジェクトには対応が難しい場合もあるため、依頼内容を事前に明確にすることが重要です。

3. クラウドソーシングサービス

クラウドソーシングサービスは、インターネットを介して多数のフリーランスや企業とつながり、必要なスキルや予算に応じた外注先を見つけられる仕組みです。この方法は、予算や納期に合わせて柔軟に依頼先を選べる点で利便性が高く、簡単なタスクや短期間で完了するプロジェクトに適しています。また、世界中の人材を活用できるため、多様なアイデアや視点を取り入れることも可能です。ただし、スキルや経験のばらつきにより品質が安定しない場合があるほか、プラットフォーム利用料が発生する場合もある点に留意が必要です。比較的単純なマニュアル作成やコストを最優先に考えたい場合には、有力な選択肢となるでしょう。

マニュアル制作会社への問合せ方法

マニュアル制作会社への問合せとしては、ホームページからの問合せが一般的です。検索画面で「マニュアル作成 業種」、「マニュアル作成 代行会社 業種」などで検索すると複数出てきますので、問合せをして頂き、サービスの内容を確認するとよいかと思います。

外注先を選ぶ際のポイントとしては、過去の実績、専門性、費用対効果などをしっかりと確認することが重要です。ただし、ホームページで公開している情報は各代行会社によって異なることから、実際に打合せを行い費用やスケジュール、品質などを確認し、選定されると間違いは少ないと思います。

マニュアル作成の流れ

目的を明確化する

マニュアル作成を作成する際にまず重要なのは、「目的」を明確にすることです。マニュアルが“どのような業務に役立つのか” “何を改善したいのか”をはっきりと定義することで、効果的なマニュアルを作成することができます。
お客様からよくいただくご相談を元に、「目的」の具体例を挙げてみました。

【例１】作業の標準化：同じやり方、同じ品質を保つために作業の標準化を目指します。業務の一貫性が確保され、ミスや不良品が減少します。

【例２】新人教育の効率化：パートやアルバイト、新入社員に対する教育の効率化を図るために、業務手順を明確に記したマニュアルを作成します。短期間でのスムーズな業務習得が期待できます。

【例３】次の世代への技術承継：重要な技術やノウハウを次世代に伝えるため、技術の承継を目的としたマニュアルは欠かせません。企業資産である技術を守り、長期的な成長を支えます。

【例４】顧客満足度の向上：飲食・サービス業では、接客品質の向上が顧客満足度に直結します。接客対応を標準化することで、全従業員が一定レベルのサービスを提供できるようになります。

【例５】BtoBにおける提案力の向上：提案力を強化したい企業向けには、顧客とのヒアリングから提案、受注までのプロセスをマニュアル化し、効果的な営業活動をサポートします。

【例６】従業員が働きやすい環境の整備：ルールの徹底や業務の標準化により、従業員がストレスなく働ける環境を整えることができます。たとえば、ゴミ捨てや備品管理など、日常業務に関する細かいルールが業務効率を促します。

皆様に当てはまる目的はありましたか？

マニュアルの対象者を把握する

重要なステップの一つとして「誰がこのマニュアルを使用するのか」を明確にすることが挙げられます。マニュアルは、対象者によって含めるべき情報の深さや詳細度が大きく変わります。マニュアルが機能するためには、読み手のスキルや役割に合わせた情報提供が必要です。

例えば、パートやアルバイトが使用するマニュアルは、業務に不慣れな人でも理解できるよう、具体的な手順や操作方法を一から丁寧に説明することが大切です。基本的な業務フローや操作手順にフォーカスし、図解やイラストを活用して視覚的に分かりやすくすることも効果的です。

社員や専門部署（制作部、営業部など）向けのマニュアルでは、応用力や適切な判断を求められる場面が多くなります。ただ単に説明するだけではなく、その業務の背景や目的、意思決定のプロセスなどにも言及することで、マニュアルが実務に直結しやすくなります。

例えば営業部向けには、顧客対応のポイントや提案書の作成手順、クレーム対応の具体例を盛り込むと役に立ちます。制作部であれば、プロジェクトの進行管理やクリエイティブの判断基準についてもマニュアルに組み込むとよいでしょう。そして、マニュアルを作成する際には、常にユーザー視点を忘れないことが重要です。読み手が抱える不安や疑問を事前に予測し、解消できるような内容を示すことで、実際にマニュアルを活用する現場での効果が高まります。また、複雑な専門用語を避け、分かりやすい表現を心がけることも、マニュアルの使いやすさに大きく影響します。

業務フローの整理とヒアリング

マニュアル作成の第一歩は、業務内容のヒアリングです。この段階では、業務内容、マニュアルの目的、使用する対象者のスキルや知識レベルなどを詳細に把握します。具体的には、現場で実際に行われている業務フローや日常的な作業内容を伺い、必要な手順や注意点を洗い出します。また、特に重点を置くべきポイントや、業務上の課題、改善したい部分についても確認します。このように、事前にしっかりとヒアリングを行うことで、目的に適った実用的なマニュアルが完成しやすくなります。

また、従業員のニーズに合わせた内容を盛り込むことで、実用的なマニュアルが完成します。現場での具体的な業務内容や、日常的に直面する問題を反映させることで、従業員が使いやすいマニュアルとなります。ベテランの従業員は既に業務ができるため、疑問点があまり出ませんが、新入社員は分からないことだらけであるため、新たに業務を覚える担当者のニーズを聞き取ることが重要となります。このようなニーズをマニュアルの更新時に反映していくことで、最終的には非常に分かりやすいマニュアルへと進化していきます。

たとえば、新人研修用であれば、「どのような部分でつまずくことが多いか」や「習得すべき重要なスキル」などをヒアリングし、現場に適した内容構成を検討します。専門職や特定のスキルを持つ社員向けであれば、業務上で求められる判断基準や、応用力が求められる場面を明確にしていきます。こうした詳細なヒアリングをもとに、マニュアルの土台を作り上げていきます。

また、マニュアル作成の際には、まず業務フローの整理を行うことが必要となります。業務フローの整理の方法としては時系列で業務を並べていく方法が分かりやすいと思います。その際に細かい業務もフロー図に入れると複雑になるためある程度カテゴリー分けした状態でフロー図を作成すると分かりやすいでしょう。

マニュアルの作成に関しては業務を大項目、中項目、小項目など階層に分ける方法が有効です。階層に分けずに作成を進めると非常に分かりずらく、文字だらけのマニュアルとなってしまうため注意が必要です。また、業務フローの整理やマニュアル作成は業務の見える化に寄与するため、マニュアル作成を進めていくと業務のムダに気づき効率化が進みます。

原稿の作成

業務フローの整理をし、手順を確認したら実際の原稿作成です。ヒアリングで収集した情報をもとに、業務内容や手順をわかりやすく文章化します。具体的には、基本的な操作手順や作業のポイントを順序立てて記載し、必要に応じて図解やイラストを挿入することで視覚的な理解も促します。

5W1Hを意識し、誰が、いつ、何のために、業務を行うかなどの、目的や概要、対象者、場所、タイミング、完了時刻などが記載できるフォーマットやテンプレートを用いると、覚えやすく従業員の成長スピードも向上すると考えられます。また、マニュアルの表現を読み手に合わせることも重要です。たとえば、パートやアルバイト向けには初心者でも理解できるような簡単な表現や、やさしい言葉遣いを用います。専門部署向けの場合は、技術的な用語や応用的な指示も盛り込み、実際の業務に直結する内容に仕上げます。

デザインや見やすさを考慮することも重要です。シンプルで見やすいレイアウトや、直感的に理解できるデザインを採用することで、従業員が迷わずに使用できるマニュアルが完成します。デザインに関しては、まずはマニュアルのフォーマットを決める時点で、統一されたデザインにすることで、マニュアル全体としてのまとまりが出てきます。また、手順を記載する中では図や表、画像などを用いることで視覚的に見やすくなり、マニュアルの理解度の向上が期待できます。

マニュアルの納品

最終段階の納品は、クライアントがすぐに業務で活用できる状態に整えてお渡しします。納品形式は、電子データとしてのPDFやWord、パワーポイント形式のほか、冊子としての印刷版も対応可能です。また、電子マニュアルのニーズが高まる中で、社内のイントラネットやクラウド共有フォルダ上にデータをアップロードし、社員がどこからでもアクセスできるような設定もサポートします。
納品後には、導入支援として現場での利用方法や活用のトレーニングも提供しています。たとえば、現場の担当者や教育担当者に対してマニュアルの要点を解説し、活用法を伝えるための説明会を開催することも可能です。この段階では、具体的な使用シーンを想定しながら、どの部分を重点的に確認すべきか、またどのように使えば業務が円滑に進むかについてアドバイスを行います。

マニュアルの納期・スケジュールについて

納期と進捗管理の方法を確認する

マニュアル作成には、納期を守るためのスケジュール管理が欠かせません。特に大規模なマニュアルの場合、各工程の進捗を確認しながら、計画通りに進めることが重要です。スケジュールの遅れが生じた場合でも、柔軟に対応できる体制を整えておくことが推奨されます。そのため納期と進捗管理の方法を事前に把握しておくことも、円滑なコミュニケーションに繋がります。まず、納期をしっかりと決定し、その後の進捗を定期的に確認できる体制を整えることが重要です。具体的には、クラウドなどのWeb共有ツールを利用して、常に進行状況を把握できる仕組みを整えることが望ましいです。どこまで作業が進んでいるのかをいつでも確認でき、クライアントも安心してプロジェクトの進行を見守ることができます。

依頼から納品までの目安

一般的に、マニュアル作成代行の納期は、依頼内容によりますが、3～12ヶ月が目安となります。特に複雑な業務や多言語対応のマニュアルの場合、さらに時間がかかることがありますので、事前に納期を確認し、余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です。

万が一、納期に遅れが出る場合や、予期せぬ変更が発生した際にも、柔軟な対応ができる業者を選ぶことが重要です。契約時に、納期変更が可能かどうか、また追加料金が発生するかを確認しておくことで、トラブルを回避できます。

納期短縮のためのヒント

急なプロジェクトで納期を短縮したい場合、事前準備が重要です。例えば、資料や情報をあらかじめ整理しておくことで、作成の手間を減らし、スムーズに進行させることができます。また、簡単な部分は自社で担当し、複雑な部分だけを業者に依頼する方法も効果的です。

 

マニュアル制作会社へ依頼するメリットとは

外注を利用することで得られる時間の節約

外部にマニュアル作成を依頼する最大のメリットは業務の効率化です。社内では作成する人材がいない、作成する時間がないなどリソースが不足している場合でも、外注することで時間や手間を大幅に削減できます。これにより、従業員は本来の業務に集中でき、業務全体の効率が向上し、時間の節約にもつながります。

高品質な成果物の提供

マニュアル制作の代行会社は、多くの企業のマニュアルを作成した実績から社内では保有していない経験とノウハウを持っています。そのため、自社で作成するよりも高品質な成果物を提供することが可能です。またフォーマットも統一しており、内容も充実しております。

理解しやすい形式で提供されるため、実際の社員教育など現場で運用する際に業務知識が不足している新入社員なども短期間で業務を覚えてもらうことが期待できます。

専門業者による専門的なノウハウの活用

マニュアル制作会社は、さまざまな業種や業務に特化した専門的なノウハウを持っています。これにより、作成したマニュアルの品質だけでなく、実際にマニュアルを使用する場面や更新作業など、作成後のノウハウの提供も可能となります。また、最新のトレンドや効率的な方法を取り入れたマニュアルを作成することができ、結果として業務の質が向上します。

スケジュール通りに進めることができる

社内でマニュアルの作成を行う場合、通常業務の忙しさから後回しにされがちで、計画通りに進まないことが多く見受けられます。一方で、マニュアル制作会社などの専門業者に依頼すると、契約時に作成のスケジュールを提示されることが多く、その計画に沿って作成を進めていくため予定通りに事業を進めることが可能となります。

マニュアル制作会社へ依頼するデメリットとは

コストが発生する

外注のデメリットのひとつは、コストがかかることです。社内で作成する場合と比べて、外部に依頼することで追加の費用が発生します。ただし、そのコストがかかる分、高品質な成果物や業務効率化の効果を期待できるため、費用対効果の観点から検討する必要があります。

自社の事情が伝わりにくい

外注先に自社の業務内容や社内文化を理解してもらうことは簡単ではありません。コミュニケーションの不足が発生すると、自社の意図が正確に伝わらず、成果物に影響を与える可能性があります。定期的な打ち合わせや見直しを通してよりよいマニュアルに仕上げていくことが重要です。

ただし、マニュアルの本来の価値は初めて業務を行う方に対して理解しやすいものであるべきです。そのため、代行会社など外部の方でも理解できるまで、分かりやすく整理されたマニュアルは、覚える側、教える側の双方にメリットがあり長期的に活用できるマニュアルとなります。

外注先選定の難しさ

多くの外注先が存在する中で、最適な業者を選定する難しさもデメリットです。過去の実績や業務内容、見積もりなどを慎重に検討する必要がありますが、まずはホームページ等から問合せ頂き、サービスの内容を確認した上で最適なパートナーを見つけていくことが重要です。

マニュアル作成のツールや媒体の選択

クラウドツールやwordやexcelなどのソフトの活用

クラウドツールやwordやexclなどのソフトを活用することで、マニュアル作成の効率が大幅に向上します。特にクラウドのツールは、複数の担当者がリアルタイムで編集できるため、チームでの作業がスムーズに進みます。一方でクラウドのツールは月額での利用料が発生するため、予算の少ない小規模事業者には向かない場合があります。比較的大きい企業や多店舗展開している企業はこのようなツールを使うことで業務改善が進むケースもありますので、目的や予算に合わせて検討を進めましょう。

一般的なソフトとしてはwordやexcelが挙げられます。このようなソフトはどのパソコンにも入っているため、非常に有効なツールとなります。また、Google スプレッドシートを活用し、編集や共有をすることも一般的となってきております。どのツールを使うかは目的などに応じて検討を進めましょう。

紙のマニュアルと電子マニュアルの選択

紙のマニュアルと電子マニュアルのどちらを選ぶかは、社内のニーズや従業員の使いやすさに応じて決定することが重要です。特に、電子マニュアルは更新が容易で、常に最新の情報を提供できるという利点があります。また、検索性に優れ、タブレットなどを現場で使用している場合は、その場ですぐに分からない点を調べることが可能になるなどメリットがあります。一方で紙のマニュアルは、現在も最も一般的な方法となります。wordやexcelなどで作成したマニュアルを印刷し配布し使用します。デジタル媒体と比較すると、各個人で所有しメモなども追記できるため、業務を覚えるのに適していると考えられます。

動画マニュアルの活用

動画マニュアルは視覚と聴覚を活用し、文章では伝えにくい作業の流れや手順を直感的に理解させる点が大きな魅力です。初心者にも分かりやすく、学習効率を高める効果があります。また、スマートフォンやタブレットでどこでも視聴可能なため、現場や遠隔地での研修に役立ちます。一方、紙のマニュアルは必要な情報を瞬時に参照でき、特にインターネット環境がない現場や緊急時に便利です。補足情報や詳細な手順を記載できる点でも重要です。

両者を併用することで、それぞれの長所を活かせます。動画は作業の実演や初心者向けの教育に適し、紙のマニュアルは詳細な補足やクイックリファレンスとして機能します。例えば、紙のマニュアルにQRコードを付けることで動画へのアクセスを簡単にするなど、連携させる工夫も効果的です。定期的に内容を更新し、常に最新の状態を維持することで、より効果的な教育ツールとなります。

長期的なマニュアル運用の重要性

定期的な見直しと更新の必要性

マニュアルは一度作成したら終わりではなく、定期的な見直しと更新が必要です。業務の変化に応じて内容をアップデートすることで、常に最新の情報を反映させ、従業員の業務が円滑に進むようにします。

しかし、実際の現場ではマニュアルを作成しただけで更新が疎かになっているケースがよく見受けられます。その場合、ルールが変わってもマニュアルは古いままとなるため、結果的に使用されなくなることが懸念されます。そのため、マニュアル更新会議を定期的に行い、意識的に最新の状態に更新をすることがマニュアルを運用する上で重要となります。

場合によっては第三者に関わって頂くことも検討が必要かもしれません。一部のマニュアル制作会社ではこのようなコンサルティング機能も保有している場合があり、相談をされるとよいかと思います。

社内教育と研修への活用

作成したマニュアルは、社内教育や研修にも活用できます。新入社員の教育や既存の従業員のスキルアップに役立つ資料として利用し、社内全体の業務レベル向上を図ります。

社内教育の方法としては、読み合わせ会の実施、マニュアルでの教育の徹底、定着テストの実施、などが挙げられます。まずは新しく業務の担当になった方とマニュアルの読み合わせをしながら教えていき、現場でも実践していく機会を設けることが教育するうえで重要となります。

フィードバックを元にした改善

マニュアルを運用する中で、現場からのフィードバックを元に改善を加えていくことが重要です。従業員の意見を取り入れながら、より実用的で効果的なマニュアルを作成することが、業務の成功につながります。現場からフィードバックをもらうためには、マニュアル更新会議などの意見を出し合う場が必要となります。フィードバックは社歴などは気にせず、自由に意見を出していくことで、新たな気付きや改善の機会となりますので、このような場づくりを意識的に行うとよいでしょう。

まとめ

マニュアル作成を外部へ依頼することには多くのメリットが存在します。業務効率の向上や高品質な成果物の提供、専門的なノウハウの活用といった点は、外注を考える上で大きな利点です。一方で、コストの発生や、外注先とのコミュニケーション不足による課題も無視できません。

外注を成功させるためには、適切な業者選びと効果的な打ち合わせが重要です。さらに、マニュアルの更新や改善を定期的に行い、社内での活用方法を明確にすることも大切です。これにより、長期的なマニュアル運用が成功し、企業全体の効率向上につながります。

最後に、マニュアル作成のプロセスでは、費用対効果をしっかりと評価し、従業員のニーズに応じた内容と使いやすいデザインを取り入れることが重要です。外注の成功は、企業の成長と業務の効率化を支える大きな一歩となるでしょう。

マニュアル作成の依頼はアスナレッジへ

マニュアル作成を依頼する際には、お伝えしたポイントを考慮しつつ、信頼できるパートナーを選ぶことが重要です。アスナレッジは豊富な経験を持つスタッフがニーズに合わせたマニュアルを作成いたします。

目的に応じた最適な提案

私たちはクライアントのニーズに基づいて、最適な提案を行うことを重視しています。目的をきちんと理解し、その目的に沿った内容や形式を選定します。業務の標準化を目指す場合には、分かりやすい手順書やチェックリストを作成し、パート・アルバイトの教育を効率化するためには、シンプルで直感的に理解できるマニュアルを提案します。さらに、業務内容を細かく聞き取り、問題点を洗い出した上で改善策をご提案します。この作業により、単なるマニュアル作成に留まらず、ビジネス全体の効率化や生産性を向上させます。

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月額5万円からの分かりやすい料金体系は、将来の経済的な見通しを立てやすく、安心してサービスを利用できます。お客様が一番ネックに感じることの多い、コスト面のニーズに応じたサポートを念頭に、シンプルな料金設定を心がけています。

アフターサポートとオプションサービス

アフターサポートとしてマニュアル完成後も業務の変化に応じて、スムーズな修正対応が可能です。また、オプションサービスとして教育研修やコンサルティングの対応をも行っており、長期に渡る柔軟なアフターサポートで、持続的な業務改善をご体感いただけると幸いです。

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良質なマニュアルを作成することが、業務改善と作業効率アップに繋がる第一歩です。

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