株式会社アスナレッジ　代表の滝田です。

今回は『マニュアルを作るのが面倒くさい方必見！マニュアル作成のメリットを大公開』という内容で解説いたします。
業務マニュアルって大事だと分かっているけど、緊急性が低かったり、作る人がいなかったり、面倒くさかったりと、なかなか社内で整備されない企業も多いと思います。
ただ、マニュアルを作成すると企業にとって非常に大きなメリットがあります。

初めてマニュアルを作成する場合、会社全体を巻き込んだプロジェクトになりますが、担当者のPCスキルや業務の構造化スキル、計画通り進まないなどの課題が多くあります。
今回はそのような課題や面倒くさいを乗り越えてでもマニュアルを作成した方がいい、マニュアルのメリットを紹介いたします。
この記事を見ると、マニュアルのメリットを知ることができます。
従業員の教育だけでなく、人事評価にも活用できるなど、幅広くマニュアルの活用方法を解説しますので是非ご覧ください。

マニュアルを作成するメリット3選

まず、皆さんに知って欲しいのは、マニュアルは作成後の運用や更新が重要だということです。
作成がゴールではなく、むしろスタートだと思って出来上がったマニュアルをどう活用していくかを初めに考えておく必要があります。
マニュアルの活用は、人材教育という意味合いもあるため、効果がでるまで時間を要しますが、きちんと作成後の活用方法を決めておくことで、今回お話しするメリットを享受できるようになります。
では本題に入ります。今回はマニュアル作成のメリットということで3つお話しさせて頂きます。

人材の即戦力化に効果がある

メリットの1つ目は人材の即戦力化に効果があることです。

経営者の方からよく人材教育が課題というお話を伺いますが、行っている教育はOJTのみという企業が少なくありません。教育体制やそのツールなどがなく課題となっていると思われます。
企業の人材教育を学校と同じだと思って頂くとよいかもしれません。
学校では教科書があり、それをもとに教えます。教えた内容をテストし、間違ったものを復習していきます。
これと同じで、企業におけるマニュアルは教科書と同じで、マニュアルをもとに従業員に教えます。教えた内容を現場で実践していき、出てきた課題に対しマニュアルや業務の改善を行っていきます。
人材の即戦力化を行うためにはマニュアルを活用した教育に企業として取り組んでいく必要があります。具体的には、読み合わせ会や現場での指導、テストなどを行うことで教育体制が整ってきます。

業務改善が促進する

メリットの2つ目は業務改善が促進されることです。

皆さんの会社では日常的に改善活動ができてますでしょうか。おそらく会議で業務上の課題を出し、対策を話し合っていると思います。その話し合いで決まったことが、掲示だけされ、実は現場では認知されていない、実践されないこともよく見受けられます。
新たに決まったルールはマニュアルに記載して、周知されることで改善の効果が発揮しやすくなります。もちろん、マニュアルを作成する過程においても、業務フロー、手順を作成していくため今まであいまいだった手順が見直され一番いい方法で業務を標準化することができます。

人事評価に活用できる

メリットの3つ目は人事評価に活用できることです。

人事評価体制を整えたいという企業は多いと思いますが、その基準がない企業も多くあります。人事評価は大きく、定性評価と定量評価に分かれます。
定量評価は実績や業績に基づいた評価となりますが、定性評価は業務のプロセスを評価するもので、あいまいな評価となりがちです。
その際にマニュアルに沿った活動をしているか、マニュアルに沿ったスキルマップの作成を行うことで評価がしやすくなります。また、マニュアルはただの手順書と思われがちですが、マニュアルに経営理念や行動基準もきちんと記載することで、作業だけではない、管理職のプロセス評価に活用することが可能となります

補足説明

それでは補足としてマニュアルを作成していない企業は人手不足の中、経営リスクになることを解説させて頂きます。
これまでマニュアルのメリットのお話をさせて頂きました。
既にマニュアルを作成し、運用している企業は教育体制が整備され、生産性の高い企業となっている可能性があります。
逆にマニュアルを作成していない企業は教育体制が整備されておらず、収益性も低くなりがちです。
人手不足で採用が難しい中、入りたい企業に選ばれるためには事業の魅力だけでなくきちんと教育体制が整っているかも重要です。また、教育体制の整備は採用だけでなく、採用後の定着にも影響を及ぼします。
人手不足の中、せっかく入社した方がすぐに辞めていますとムダな経費や新たな採用コストが発生してしまいます。そのため、昨今では採用後の定着のためにマニュアルを整備する企業も増えてきています。

弊社ではマニュアルの作成代行や整備のサポートをさせて頂いておりますが、ご依頼を頂ける企業の多くは、自社で作成しようと思ったけど途中で頓挫してしまった、作成したけど、現場で活用されなかったなどの作成から運用まで幅広く相談頂いております。
それだけ、人材を教育するのは難しい課題ですが、逆にきちんど実践でき、企業文化として定着すると経営が大きく飛躍する可能性がありますので是非、取り組んでみて下さい。

まとめ

それでは今日の動画をまとめます。
マニュアルのメリットとしては

①人材の即戦力化に効果がある
②業務改善が促進される
③人事評価に活用できる

となります。
ただし、マニュアルは作成だけでなくその後の運用・更新も重要となり、時間が必要となることを前提に作成後についても計画を立てて実施していくことが必要となります。

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滝田 薫

株式会社アスナレッジ　代表取締役　中小企業診断士

中小企業の経営支援を行っており、公的な業務も多く携わっている。特に業務改善を専門分野として活動をしている。アドバイスだけではなく、現場に入り込んだ支援を行い、経営者のよき理解者として伴走支援を行っている。