株式会社アスナレッジ　代表の滝田です。
今回は『社内でマニュアルを整備するには？つまずきやすいポイントと解決策を徹底解説！』という内容で解説いたします。
社内でマニュアルの作成を進めたけど、途中で頓挫してしまった。

あるいは作成はしたけれどうまく活用できなかった企業、これからマニュアルを整備したいけどどのように進めればいいか分からない企業もいらっしゃるかと思います。
これまで、マニュアルの整備がうまくいかなかった企業では、どこでつまずいたかを検証する必要があります。

また、これか整備する企業では自社での懸念点をきちんと洗い出ししておくといいと思います。
実はマニュアルを社内で整備するには、このような事態にならないように押さえておくポイントがあります。
今回はこのようなマニュアル整備におけるつまずきやすいポイントとその解決策を紹介いたします。
この記事では、マニュアルを整備し、社内体制を整えたい企業にとっては非常に有益な情報が含まれておりますので、是非最後までご覧ください。

マニュアル作成におけるつまづきやすいポイント3選

まず事前に皆さんに知っていて欲しいのは、マニュアルの作成と運用には非常に労力がかかるということです。
マニュアルは産みの苦しみがありますが、きちんと運用することで、人材の即戦力化や業務改善、人事評価への活用などメリットが大きいものになります。
ですので、今回の解説を踏まえ、是非社内のマニュアル整備にチャレンジして頂きたいと思っております。

では本題に入ります。今回はマニュアル整備におけるつまずきやすいポイントとして3つ上げさせて頂き、その解決策についてもお話しさせて頂きます。
今回あげる、つまずきやすいポイントが自社でも当てはまる、という企業は、きちんと対策を練り、実行していくことが重要となります。
さらに、自社の推進体制などについても検証することも必要となります。

フォーマットが統一されていない

まず1つ目は「フォーマットが統一されていない」です。。
フォーマットはWordやexcelが多いと思いますが、まずは組織内でフォーマットを統一することが必要です。
同じ組織のAさんとBさんで異なるフォーマットだと読み手は、中身が入ってこない可能性があります。
まずは社内でフォーマットの統一を行っていく必要がありますが、目的や概要、業務フロー図、作業ステップや手順、標準時間や完了時間のような項目を含めるかを検討してみて下さい。

具体的な手順の不足

マニュアルは作業の基本で初心者がよく使うものです。
手順については端折らずに図などを用いて分かりやすく説明する必要があります。

書き手はこれくらい分かるだろうと思っても、読み手はほとんどの場合、その業務の初心者であるため理解できない場合や誤った理解をする場合があります。
例えば具体的な手順の不足としては、「野菜を細かく切る」などが当てはまります。
細かくでは人によって判断が異なる可能性があるため、5ミリ角でカットして下さいなど具体的な数字を入れると分かりやすくなると思います。
誤った指示の出し方をすると品質の劣化やお客様に対して迷惑になる可能性もあるのでご注意下さい。

運用の失敗

マニュアルは作成した後の運用が重要です。作成したことに満足して運用を疎かにしてはいけません。
作成後の運用については、例えば読み合わせ会や定着テストの実施、普段からマニュアルで教えるなどを日常的に行うことが重要です。
また、マニュアルは更新が重要です。より分かりやすい表現にすることや最新の手順に変えることなど随時更新していくことでよりよいマニュアルになっていきます。

いかがだったでしょうか。このようなポイントを押さえてマニュアルの作成に是非取り組んでみて下さい。

解決策

つまずきやすいポイントを押さえたところで、解決策についてお話ししたいと思います。
それは、ずばり「事前の準備」になります。”
なんだ、そんなことかと思った方もいらっしゃるかもしれませんが、

事前の準備には
・社内での周知
・推進メインバーの選定と教育
・全体の構想づくり
・スケジュール
・フォーマット
・記載方法
・運用・改定方法のルール決め
など、作成から運用までが含まれます。

他にもつまずきやすいポイントはありますが、分かりやすく3つご紹介させて頂きました。
どちらにせよ事前の準備が非常に重要で、その段階で各企業に合わせた懸念点の洗い出しと対策を行っていくと良いと思います。

まとめ

冒頭にもお話しさせて頂きましたが、、マニュアルの作成と運用には非常に労力がかかりますが、きちんと運用することで大きな効果を期待することができます。
実際、弊社でサポートしている企業でも、事前にきちんと時間をかけて必要性を従業員に理解してもらい、作成に取り組んで頂いたことで、大きな効果を発揮している企業もあります。

それでは今日の内容をまとめます。
社内でのマニュアル整備のつまずきやすいポイントとしては
①フォーマットが統一されていない
②具体的な手順の不足
③運用の失敗
となります。
そしてその解決策は
「事前の準備」となります。

そして、マニュアル整備は非常に労力がかかる一方、メリットも大きいことをお話しさせて頂きました。
大変なこともありますが、組織が変わるチャンスだと思い是非取り組んでみて下さい。

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滝田 薫

株式会社アスナレッジ　代表取締役　中小企業診断士

中小企業の経営支援を行っており、公的な業務も多く携わっている。特に業務改善を専門分野として活動をしている。アドバイスだけではなく、現場に入り込んだ支援を行い、経営者のよき理解者として伴走支援を行っている。