Wordでマニュアルを作成する方法を大公開！表紙や目次もかんたん設定！
マニュアル導入
コミュニケーションの効率化でみんなのストレスが軽減
株式会社ライカマーケティング様はwebを基軸とした見込み客と繋がる仕組みの構築やブランディング、広告プロモーションを行っている企業です。特に建築会社や工務店における集客に強みをもち、お客様ごとに各種WEBプラットフォームの活用を提案しております。
今回、ライカマーケティング様より定額マニュアル作成代行サービス『トトノウ』をご利用頂いたことから、インタビュー形式で感想を頂きました。
目次
Q.マニュアルを作成しようと思ったきっかけは何ですか？
A．我々が行っているWEB集客は日進月歩で進化しており、各種プラットフォームの仕様も日々変化しております。また、WEB業界独特の用語があることも特徴の一つです。長年、業界にいる方であれば、当たり前に使用している言葉でも業界未経験の方ですと、最初の用語からつまずいてしまいます。また、仕様の変更に関しても、プラットフォームのGUIが変わっても業界経験者であればある程度対応できますが、経験が浅いとその都度、学び直す必要が出てきます。そのような教育の課題に対し、何かしら対応したいと思っておりましたが、なかなか時間が取れずそのままにしていたところ、マニュアル作成のご提案を頂き、取り組むことにしました。
Q.特に課題だと思っていた部分は何ですか？
A． 入社する方はWEBに興味があって応募してくる方がほとんどですが、クリエイティブや記事の作成、広告の打ち出し方、システムの使い方など覚える業務が多岐に渡っており、戦力となるまでにそれなりの時間を要します。しかし、業務全般を少数精鋭で行っていることから、きちんと教育するための時間があるわけではなく、まずは担当者をつけてOJTで教育しおりました。そのため、新しく入社してきたスタッフをいかに教育していき戦力化するかが特に課題に感じておりました。
Q. マニュアルを作ってみてどうでしたか？
A．まずはシステムのマニュアルを作成しましたが、非常に便利でスタッフからも好評です。教わる側は、これまで分からない点があると都度、担当者に聞いている状況でしたが、業務内容がマニュアルに記載があるため自己学習ができ、聞く回数がかなり減少しました。教える側としても聞かれる度に作業を止めて対応する必要がありましたが、それらが減少したことで、双方にとってストレスが減少したと思います。また、質問するとしても、イレギュラーなことであったりと、ピンポイントで具体的になったと感じており、コミュニケーションの効率化が図られたと思います。
また、業務全体の見直しができたのが良かったです。業務フローや仕事のやり方を確認している中で、ルールがあいまいだった部分やこちらが認識していなかった課題などについても確認することができました。マニュアルを作ることが目的でしたが、第三者が絡むことで、こちらとしてもきちんと時間を確保しようという気になり業務を総点検するいい機会となりました。
Q. 『トトノウ』のサービスは、どのように感じますか？
A．システムに関してはどうしても、他社のプラットフォームを使用しているため、相手都合での仕様変更が伴います。マニュアルは更新していく必要があると言われておりましたが、時間がないことを言い訳にシステム変更があってもマニュアルを更新せずおざなりにしてしまう懸念がありました。『トトノウ』はマニュアル作成後も定期的な面談をして頂けることから、課題であった作成後の更新作業についても懸念がありません。。
また、マニュアルだけでなく社内の書類全般の対応もして頂けるというので、そこもプラスポイントだと思います。マニュアル同様にこれまで社内で整備しなければといけないルールや書類がありましたが、人や時間、ノウハウが不足しているため、なかなか対応できずにいました。これらも定期的な面談によって少しずつ整備できることと、経営の相談もできるためマニュアル以外の経営上の悩みも一緒に解決していけるのも特徴だと思います。
Q.今後の会社の運営はどのようにしたいですか？
A．WEBマーケティングはお客様の業界、ターゲットなど様々な要素によって提案内容や運用が変わってきますが、それらをワンストップで対応していきたいと思っております。場合によっては外注を活用しながら運営していく必要がありますが、会社の規模が大きくなればなるほど、いろんな人が関わることになります。そうすると、これまでと同じような価値提供がお客様にできるかが課題になってくると思います。
そのために、大きくなってからではなく今のうちからきちんとルールや仕組み作りをしていきたいと思っており、マニュアルなどの文書化を徹底して行いたいと思っております。
Q.マニュアル作成を検討中の方にメッセージをお願いします。
A．少しでも人を雇っていれば今のうちからマニュアルを作成するのをお勧めします。小規模な会社ほど、人にかけれるコストや時間が少なくなりがちですが、マニュアルを整備しておけば、ある程度の教育は可能になりますし、教える手間も削減できます。また、会社が小さいうちから将来を見越したルール作りに取り組むこととで、スムーズに事業の拡大に取り組めると思います。そのため、若い方で会社を大きくしたいという方は取り組んでみてはいかがでしょうか。
